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但凡是參展的展商都會經歷這樣的情景，展會最后一天的下午，看著場館里原本熙熙攘攘的人群逐漸散去，心想幾天下來，該收的名片收滿了，該發的資料也發完了，大家每天都是站著招呼觀眾、接洽客戶，總算是不辱使命，心里不禁松了一口氣。但諸位可別忘了，我們身后的展位還沒撤呢，可別小看這貌似簡單的一個環節，如果不憋足這最后一口氣，做不好也會讓企業的參展前功盡棄。
在很多展商眼里，怎么安排撤展是物流服務公司、組展商以及場館的事情，并不需要參展人員介入。話雖這么說，但撤展時人多手雜，局面混亂，如果展商不做好與物流服務方的協調，往往容易出“岔子”。比如記者就了解到這樣一個例子：在2006年上海的東博國際機床模具展的撤展過程中，一家企業的參展人員為了第二天能直接把撤展的事甩給物流公司，就自行將展位上的展臺先拆除掉了，留下展品赤裸裸的放在場館里過夜。在他們看來，十幾噸的設備擺在地上，應該沒有小偷能搬的動。可結果第二天到展位上一瞧，設備居然真的沒了。“那可值100多萬啊！”當天晚上該公司華東地區的負責人趕到現場，會同警方調出場館的監視錄像來尋找線索，這才發現是當夜那些新進駐的物流公司利用他們的展臺已經拆除，場地上沒有識別標志的漏洞，派了幾臺叉車把他們的設備運上卡車，“順手牽羊”帶走了。不過由于現場監控錄像的解析度有限，并不能分辨出盜竊者車牌的號碼，外加展會組織方事前已經逐一提醒過每個展商將展臺保留到自己的物流公司進場時再行拆除，做到了告知義務，所以最終這家企業只能“打碎牙往肚里吞”。所以說，撤展不是企業向服務公司甩手撂挑子，而是一件需要有組織有計劃有步驟地來實施的參展要務。這其中大致包含有三個需要注意的方面。
擬定完備計劃，提升撤展效率
通常情況下：撤展所需的時間大概相當于布展的一半。而這里所說的撤展也就不僅僅指拆除展臺，它還包括將展商帶來的所有展品重新打包和運離展館的全過程。因此要有效提高撤展的速度，就必須預先對整個拆除、裝箱、運離的行動做全面規劃。以德國格屋公司為例，他們不論參加何種類型建材展，其展臺樣式總是一成不變。這是因為他們采用的是由總部統一設計，由346個組件構成的制式化展臺，因此就方便了服務商對于格屋公司展臺展具性能的熟悉和了解，拆除起來自然是輕車熟路，而且這種運作模式還能使得展具被最大化的重復利用，從而有效降低了參展成本。此外對于大公司來說，應該與服務好的搭建服務公司建立長期合作關系，將參加各類展會的全部搭建、物流事宜都交由其打理，這樣就可以有效地提高參展效率。
而對于大件展品，在運離時更是要早做籌劃，否則會非常麻煩。因為屆時館內幾十家參展商的幾百件展品都要一起“奪門而出”，不可避免的要造成場館大門處交通擁堵，人為延長撤展耗時。另外，進場的貨車如果不熟悉場館內路線，也會造成不必要的延誤。因此在進館布展時，參展商最好帶著物流服務公司的人熟悉一下場館環境，制訂出最佳撤展路線，并與之商定交接的準確時間和地點。如果需要借用場館方面的車輛設備來幫助裝卸，則不妨提前和場館相關人員打些招呼，以免到時候僧多粥少，一時半會兒調劑不過來。
嚴絲合縫閉展臺，防賊防盜防意外
正如開頭所說，撤展總是整個場館最混亂的時刻，不但一些“梁上君子”在暗中蠢蠢欲動，甚至一些搭建公司之間還會因為爭奪有回收價值的“余料”而大打出手，發生毆斗。所以，首先應及早的將最貴重的展品由參展人員先行帶走，并在開展前，根據展品的價值列出一張裝箱順序表，把不方便攜帶的貴重展品提前裝箱，在搬運公司進場前確保“此地無銀三百兩”。
其次，要在展覽結束前就開始對展臺進行封閉，用膠帶橫豎斜的把展位入口封起來，對外貼張告示，防止閑雜人等入內。而展臺的封閉也有全封與半封的區別，如果公司規模較小，參展人員有限，最好實施全封閉，以便全力做好撤展準備；但如果公司規模較大，就可以采取半封閉，即只封閉產品展示區的方法，可以利用最后的展覽時間繼續接洽客戶。
此外，在向物流公司交付展位時，最好能提供一份裝箱操作圖，如此使服務商能依樣畫葫蘆，大大提高裝箱的速度和展品的完整性。這里要說明的是，對于易碎展品的裝箱工作還是由本單位員工負責較好。如果實在需要物流公司幫忙，也應該準備一份詳細的產品安全包裝說明書提供給對方，并事先要與服務商簽訂一份協議，指明哪些展品容易損壞，注明萬一出現搬運過程中的事故時的違約責任和賠償金額。
明確崗位責任，合理分配人手
要確保撤展萬無一失，另一個重要方面就是根據實際需要來分配人手，明確每個人的職責范圍。通常得安排一名參展人員負責裝箱，他的主要任務是保證展品裝箱迅速、準確并兼顧展品安全。而另要有一人負責辦理退展手續，并將所有的租用展具歸還、相關費用結清等問題，最關鍵的是要從組展商處拿到出門條，才能確保所有展品順利離場，所以應盡量安排經常參展的老手負責這項工作。當展品離場后，就要注意與承運商保持溝通，了解運輸情況。如果中途需要轉運，最好能安排一位年富力強的員工全程押運。總之，只要將人員組織好，工作安排妥當，各種環節環環相扣，撤展自然順順利利，參展也才能善始善終。
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